作者:黃小榮--同心動力高級咨詢顧問 來源:同心動力管理V視角
JPS工作法包括一個宗旨、兩個核心:一個宗旨是幫助企業求勝于未知,兩個核心是向外洞察變化和向內高效協同。
既然JPS工作法這么好,那么中國企業應該怎樣進行借鑒,開好JPS聯合工作會呢?結合JPS在國內外企業中的實踐,筆者認為有五個關鍵。
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訂立規矩是前提
無規矩不成方圓。過去的常規做法是造成組織機制僵化的原因,要使僵化的組織機制重新煥發生機,就要改變過去一貫的做法。
1.團隊參與。核心團隊成員要求保證參會,通常是每周或每月一次。
2.坦誠透明。無論工作進展是好是壞,都要和盤托出。
3.相互幫助。互相幫助解決問題,不批評指責。
4.整體最優。突破部門局限,根據整體最優現場決策。
5.著眼于外。團隊時刻關注外部環境變化,并彼此交流。
6、自我調整。根據整體推進情況,隨時調整本部門工作。
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2
互相信任是基礎
JPS工作法基本原則的第一條就強調要“團隊參與”,而互相信任是一切團隊存在的基礎。一個不能相互信任的“團隊”實際上就不是一個真正的團隊,而是簡單結合在一起的一群個體,其表現常常令人失望:他們一般不合作、不分享信息,在權利和責任上常常發生爭斗。
如果不能信任對方,團隊就會懼怕沖突,開會的時候無法產生積極的爭論,缺乏思想上的交鋒,大家搞虛假的一團和氣,常常只能達成表面的共識。這些共識都不是他們真心認可的,導致在實際執行時缺乏投入,缺乏投入就很容易出問題,出了問題就開始逃避責任,更無法對身邊的“隊友”負責。這是在企業中經常看到的現象。
與之相反的是,互相信任為團隊成員提供了一種安全感。當團隊成員彼此感到安全時,他們會覺得很舒服,會相互坦誠,愿意承擔適當的風險,并愿意暴露自己的弱點。有了信任作基礎,當大家討論一個問題時,無論多激烈,成員之間都知道是對事不對人;當協同工作時,成員之間都知道對方負責的那部分工作的時間和質量可以得到保證。
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信息共享很重要
各部門、每個人獲取信息的渠道不同,掌握信息的多寡也不同,對信息理解的專業程度也不一致。因此,為了實現團隊的共同目標,在參會的成員之間進行信息共享,可以消除因信息不對稱產生的誤會和誤解,既有利于團隊增進相互理解并達成共識,又有利于團隊做出正確的決策。
結構性不確定性來自于企業外部,洞察外部環境的變化對于企業變革至關重要。因此,JPS聯合工作會要求整個團隊必須著眼于外部,時刻關注、實時跟進外部環境的變化,從而全面掌握政治、經濟、技術等宏觀環境方面和產業、市場等微觀環境方面的信息。
4
領導要以身作則
對于中國企業來說,領導的改變是組織變革的關鍵,但最難的事情恰恰也是領導的改變。他們通常有著無上的權威、成功的經驗和充分的自信,總是想要去改變下屬,期待下屬能按自己的設想去改變。而真正能認識到自身不足、主動改變并切實發生改變的領導并不多見。
JPS聯合工作會恰恰就需要領導首先做出改變。
在很多中國企業中,常規的開會方式就像老師布置作業一樣,領導在上面說,下屬在下面低頭做筆記,很少有信息的交流和意見的交換。有些領導的脾氣不太好,當出現多次強調而未能解決的問題時,免不了對當事者提出嚴厲的批評。因此,許多中層管理者在匯報工作時,都是報喜不報憂,能瞞多久就瞞多久。這樣的會議方式跟JPS的坦誠透明、不批評指責的原則相違背。
5
現場決策是關鍵
在組織機制僵化的中國企業中,議而不決、決而不行是傳統會議中常見的現象。
議而不決通常是因為關鍵決策者不在現場、關鍵信息缺失,或者是因為現場意見不一,各執己見,或者事情過于重要,需反復研究再做定奪。
決而不行通常是因為決策質量低,不切合實際,或者執行者沒有理解工作本身,或者指令者和執行者之間沒有達成共識。
很多時候,議而不決、決而不行已經成了中國公司的習慣和文化。
JPS工作法能很好地解決以上問題。決策者都在現場,信息可以當場求證,每項工作重要性、難點、關鍵節點都一目了然。現場良好的共識氛圍,能夠保證每一個決策的質量。
每當出現一個問題大多數人想要會后再議時,主持人都要強調JPS工作法的原則,現場決策,立即執行,并鼓勵在執行過程中進行完善和調整。
作者:黃小榮--同心動力高級咨詢顧問,重點研究方向為:企業文化管理、使命型組織打造等;責任編輯丨宋艷萍;審校丨李美航;